Elk jaar verandert Tomorrowland een stukje België in de wereldhoofdstad van de elektronische muziek. Wat de festivalgangers niet zien, is de gigantische infrastructuur die achter de schermen wordt opgezet om ervoor te zorgen dat elke maaltijd net zo perfect is als de line-up.
Achter de podia en de vuurwerkeffecten schuilt een stille maar cruciale logistieke uitdaging : de voedselveiligheid garanderen voor honderdduizenden mensen, onder alle weersomstandigheden, op een terrein dat zich over meerdere kilometers uitstrekt.
Een uitdaging die geen ruimte laat voor improvisatie. En dat is precies waar Holifresh in beeld komt.
Tomorrowland is veel meer dan zomaar een festival. Met 400.000 festivalgangers op het terrein in Boom, België, behoort het jaar na jaar tot de grootste muziekevenementen ter wereld. Er ontstaat letterlijk een tijdelijke stad uit het niets, met een eigen infrastructuur, eigen regels en eigen operationele vereisten.
Daarbij speelt de catering een centrale rol. Tientallen eetgelegenheden, honderdduizenden maaltijden die dagelijks worden geserveerd, enorme voedselvoorraden die in realtime moeten worden beheerd, en dat alles midden in de zomer, bij meedogenloze temperaturen.
Maar zelfs een kleine, kortstondige storing kan onevenredig grote gevolgen voor de volksgezondheid hebben wanneer tienduizenden consumenten tegelijkertijd worden getroffen.
In tegenstelling tot wat men zou kunnen denken, ontslaat het eenmalige karakter van een gebeurtenis de exploitanten niet van hun wettelijke verplichtingen. Het Europese Hygiënepakket, en met name Verordening (EG) nr. 852/2004, is van toepassing op elke structuur die levensmiddelen verwerkt, of deze nu permanent of tijdelijk is . In België houdt het FAVV hier toezicht op.
Naleving is dus geen optie. Het is een verplichting, ongeacht de omvang van het evenement.
Om te begrijpen waarom dit zo'n cruciale kwestie is, hoef je alleen maar te kijken naar wat er elders is gebeurd.
Juni 2024. Het Download Festival, een van de grootste metalfestivals in het Verenigd Koninkrijk, haalt de krantenkoppen, maar niet vanwege de line-up. Maar liefst 500 festivalgangers lopen voedselvergiftiging op na het nuttigen van ter plaatse verkocht eten. Misselijkheid, diarree, koorts, krampen: sommigen moeten zelfs naar het ziekenhuis. Dit alles in een toch al moeilijke situatie… overal modder, overbelaste sanitaire voorzieningen, extreme weersomstandigheden.
De reactie volgt onmiddellijk : Live Nation start een onderzoek, twee eetkraampjes worden midden in het festival gesloten wegens het niet naleven van de lokale hygiënenormen. De North West Leicestershire District Council bevestigt de tussenkomst van haar dienst Environmental Health. Een gespecialiseerd advocatenkantoor, Irwin Mitchell, wordt door festivalgangers ingeschakeld voor een collectieve rechtszaak, waarbij sommige klagers melden dat de gevolgen nog weken na het evenement aanhouden.
De gevolgen reiken veel verder dan alleen de volksgezondheid. Financieel, juridisch, reputatie : één enkele tekortkoming in de voedselketen volstaat om een hele editie in een crisis te veranderen. De festivaldirecteur zelf noemt dit jaar het moeilijkste in de geschiedenis van het festival.
Dit geval illustreert een realiteit die elke evenementenorganisator moet beseffen : voedselveiligheid is geen logistiek detail. Het is een groot risico, dat vooraf moet worden beheerd en niet achteraf.
Het is precies deze vooruitziende blik die Tomorrowland heeft geleid in zijn samenwerking met Holifresh.
Het begon allemaal in 2023. Via een koeltechniekpartner die gespecialiseerd is in de verhuur van koeltrailers, werd Holifresh voorgesteld aan de teams van Tomorrowland. De klik was er, de samenwerking ging van start en is sindsdien nooit meer gestopt. Vandaag de dag voorziet Holifresh Tomorrowland twee keer per jaar van apparatuur: de wintereditie in Les Alpes d’Huez en de zomereditie in Boom. Drie opeenvolgende seizoenen van hernieuwd vertrouwen.
De oplossing die ter plaatse wordt ingezet, is HoliSENSE → het connected monitoringsysteem van Holifresh. Op alle koelapparatuur van het festival koelkasten, diepvriezers en koelcontainers zijn IoT-sensoren geïnstalleerd. Voor de zomereditie in Boom bestrijken 304 sensoren het gehele terrein: eetgelegenheden, opslagruimtes en zelfs de Dreamville-camping. Voor de wintereditie in Alpes d’Huez zorgen 25 sensoren voor dezelfde bewaking binnen een kleiner gebied.
Het operationele model is ontworpen om de teams ter plaatse verantwoordelijkheid te geven. Holifresh installeert de antennes ter plaatse en leidt de Tomorrowland-teams op in het instellen van de alarmen op het platform. Vervolgens zijn het de festivalteams zelf die de waarschuwingen in realtime beheren, met alle reactiesnelheid die dat met zich meebrengt. Een model dat de technologie van Holifresh combineert met operationele autonomie aan de kant van de klant.
Het invoeren van een HACCP-aanpak tijdens een evenement vertaalt zich in zeer specifieke maatregelen in de praktijk :
Regelmatige temperatuurmetingen ;
controle van de houdbaarheidsdata ;
controle van de opslagomstandigheden ;
registratie van corrigerende maatregelen.
Elke stap moet worden gedocumenteerd en gearchiveerd, want bij een controle geldt: wat niet op papier staat, bestaat niet.
Op een evenemententerrein met tientallen verkooppunten en een constante goederenstroom wordt deze nauwkeurigheid een bijzonder veeleisende opgave. Juist daar wordt technologie een onmisbare bondgenoot: waar papier zijn grenzen bereikt, neemt slimme monitoring het stokje over.
Naast het bewaken van de temperaturen schrijft de regelgeving een strikte traceerbaarheid voor in elke fase van de voedselketen. Elke exploitant moet in staat zijn zijn leveranciers te identificeren, zijn producten te volgen en een partij snel uit de handel te nemen in geval van een probleem. Dit is het "one step back, one step forward“ principe dat is vastgelegd in het Europese regelgevingskader.
Het niet naleven van de hygiënenormen brengt voor de exploitant ernstige gevolgen met zich mee: administratieve sancties, boetes of zelfs sluiting opgelegd door de bevoegde autoriteiten. Afgezien van de juridische aspecten kan een gezondheidsincident tijdens een openbaar evenement blijvende gevolgen hebben voor de reputatie van de organisator en zijn dienstverleners.
Realtime monitoring en digitale traceerbaarheid zijn dus geen luxe, maar het concrete antwoord op deze eisen.
Voedselveiligheid is niet het meest glamoureuze onderwerp op een festival. Maar het is ongetwijfeld wel een van de meest cruciale.
Achter elke maaltijd die op Tomorrowland wordt geserveerd, schuilt een onzichtbare infrastructuur die waakt : sensoren, waarschuwingen en protocollen die al drie seizoenen lang op rolletjes lopen. Een stille, maar essentiële samenwerking.
En als de magie van Tomorrowland ook hieraan te danken is aan het feit dat er nooit iets misgaat, zelfs niet achter de schermen dan is voedselveiligheid een van de meest onopvallende hoeders daarvan.
De technologie is er. Nu moet ze alleen nog worden ingezet.